メール誤送信の防止ツールで情報漏洩を阻止【リスクを低くする】

メールのミスを減らす機能

男の人と女の人

やってしまう3つのミス

メールは便利なツールです。電話と異なり、相手と時間が一致しなくてもコミュニケーションをとることができます。また、一斉送信ができることや、メールそのものが記録としての役割を持っていることからも、利便性の高いツールとなっています。その反面、基本的には一度送信してしまうと、その内容を取り消すことができないため、メール誤送信は大きな問題となっています。送った相手がよく知った仲の人であれば良いのですが、重要な取引相手だと、メール誤送信による誤解が大変な問題を引き起こす可能性があります。よくみられるメール誤送信としては、次の3つがあげられます。第1に、宛先を間違えること。間違ったアドレスにより、そもそも送信されなかったのであれば良いが、全く別の相手に送ってしまった場合は、機密情報を漏らしてしまう可能性があります。この場合、例えば、仕事用メールと私用メールを使い分けたり、グループ分けなどの機能を利用することで、宛先を間違える可能性を減らすことができます。第2に、文面を間違えること。相手が誤字脱字だとすぐに気づくのであればまだ良いかもしれませんが、誤解を与える内容を送ってしまうこともあり得ます。この場合、メールに直接本文を書いてしまうのではなく、文書作成ソフトなどに下書きをすると良いでしょう。特に、日本語文として誤りがある場合に指摘してくれるソフトを用いると、事前に間違いに気づくことができます。第3に、添付ファイルのミスをすること。つまり、添付ファイルをつけていなかったり、暗号化していなかったりなどのミスです。メールソフトによっては、本文に「添付」という言葉があるのに添付ファイルがついていない場合、指摘をしてくれるものもあります。メール誤送信は、誰にでも起こり得るミスです。メールソフトや文書作成ソフトなどの便利な機能を利用して、できるだけ誤送信の可能性を減らすことが大切といえます。

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