メール誤送信の防止ツールで情報漏洩を阻止【リスクを低くする】

最終判断は送信者

ツール任せにならないこと

世の中は情報で溢れています。情報を取り扱う上で、誰もが気にするのが情報漏洩。企業で働く場合、たった一度の情報漏洩でも大事件になりかねません。セキュリティ対策を取り、万全の状態にしているつもりでも情報は身近なところから漏洩してしまうこともあります。その一つがメールの誤送信です。企業の場合、企業内の連絡手段としてだけではなく、企業外の顧客や取引先ともやり取りをするでしょう。単なる連絡手段としてだけではなく、近年は契約締結に使われる場合もあります。メール誤送信は、近年更にリスクが高まっていると言えるのです。基本的に、メールは一旦送信してしまうと取り消しや修正ができません。宛先の入力ミスや、添付資料の間違いなど、誰にでもあるうっかりミスが発生する可能性があります。送信者が日頃から注意をしていても、ちょっとした瞬間にミスをしてしまうケースは避けられません。そこで、メール誤送信を防止するために効果的なのが、ツールの導入です。メール誤送信を防止するためのツールは様々ですが、例えば、メールを時間差で配信するものや上司などによる承認を設定するものなどがあります。このようなメール誤送信に対するツールを導入することで、企業側は情報漏洩のリスクを低くすることが可能になります。ただし、やはり重要なのはメールの送信者が常日頃から気をつける習慣を持つことです。企業は、従業員などメールの利用者に対して、ミスの発生し易いケースの教育や気をつけるポイントなどをしっかり教育するなど対応を取ることも非常に重要なのです。